Gemeenten gaan flexibeler werken

KERKRADE EN AMERSFOORT VERKENNEN DE MOGELIJKHEDEN

Gemeenten hebben continu te maken met nieuwe ontwikkelingen. Denk aan burgers die steeds mondiger worden en willen meebeslissen. Dit vraagt om een flexibele gemeente. A+O fonds Gemeenten subsidieert innovatieve projecten, zoals in Kerkrade en Amersfoort, om gemeenten te helpen op een andere manier te gaan werken.


Tekst: Nicolette van den Hout | Beeld: Shutterstock

Met de innovatieve projectenregeling biedt het A+O fonds Gemeenten een financiële bijdrage aan gemeentelijke organisaties voor projecten die zich richten op de ontwikkeling van mens en organisatie. Na evaluatie van de subsidieregeling is er ten opzichte van 2017 meer focus aangebracht en zijn de ontwikkelingsvraagstukken van gemeenten leidend gemaakt. ‘De rode draad is dat de gemeente te maken heeft met veel veranderingen,’ zegt Eveline Vat, projectleider subsidies. ‘In gesprekken gaven gemeenten aan dat ze op zoek zijn naar de beste manieren om met die veranderingen om te gaan,’ aldus Vat. Om die reden wil het fonds innovatieve projecten financieel ondersteunen. Daarnaast vindt het fonds het belangrijk dat opgedane kennis wordt gedeeld.

Vijf thema’s

Als een gemeente nu subsidie wil aanvragen binnen de innovatieve projectenregeling, moet het binnen een van de vijf thema’s van de innovatieagenda vallen. Het eerste thema is werken in netwerken en het omgaan met de verschillende rollen die de gemeente heeft. De rol die de gemeente kiest, heeft ook invloed op de benodigde competenties van medewerkers. Het tweede thema is het creëren van een flexibele organisatiestructuur. De samenleving vraagt om meer flexibiliteit, maar veel gemeenten hebben nog een vaste organisatiestructuur. Om een flexibele organisatie te krijgen, moet er een cultuur zijn waarin flexibiliteit gestimuleerd wordt, en dat is meteen het derde thema. Het vierde thema gaat over de veranderende rol van de leidinggevende naar coach. Een coach die talenten van medewerkers ontdekt, laat ontwikkelen en vervolgens goed inzet. Het laatste thema is leren van ervaringen. ‘Je durft nooit genoeg te experimenteren als je geen fouten mag maken,’ zegt Vat. En die ervaringen, of het nu goed of slecht ging, daar kan iedereen van leren, vindt ze.


Eerste projecten

‘Gemeenten moeten nog aan wennen aan de nieuwe opzet van de regeling,’ zegt Vat. ‘Het is een andere manier van een project indienen, omdat we bewust van gemeenten vragen dat ze het effect en het leereffect volgen en meten binnen het gekozen thema.’ Het aantal aanvragen blijft nog wat achter ten opzichte van 2017. Vanaf 1 april, sinds de subsidieregeling gewijzigd is, zijn er zestien aanvragen binnengekomen, waarvan er in ieder geval drie zijn toegekend en twee zijn afgewezen. De gemeenten Kerkrade en Amersfoort hebben de toezegging voor subsidie in ieder geval al wel binnen. ‘Beide projecten gaan over de structuur binnen de gemeente, maar ze gaan het ieder op een andere manier aanvliegen,’ zegt Vat. ‘Flexibele structuren kun je in alle soorten en maten krijgen en creëren. Wij zijn erg benieuwd of deze projecten de veranderkracht stimuleren en faciliteren en of dat de gemeenten helpt om beter de maatschappelijke opgave tot stand te brengen.’ Hoeveel subsidie de gemeenten voor hun project krijgen, wordt nog berekend.

‘We zijn benieuwd of deze projecten de veranderkracht stimuleren’

ANDERS WERKEN

KERKRADE WORDT ZELFSTUREND

De gemeente Kerkrade heeft in haar collegeprogramma vastgelegd dat ze anders gaat werken. ‘De toegenomen aandacht voor buurtbetrokkenheid en participatie van bewoners bij hun eigen leefomgeving vraagt van ambtenaren een andere manier van werken,’ aldus het collegeprogramma. ‘De nadruk ligt meer op faciliteren en ondersteunen van bewoners zodat zij mede-eigenaar zijn van de vraagstukken die in hun eigen leefomgeving spelen.’


Traject

Het team Wijkontwikkeling is een van de voorlopers als het gaat om het anders werken. Dit team bestaat uit opbouwwerkers, wijkmanagers en een beleidsadviseur die helpen bij het realiseren van bewonersinitiatieven in de gemeente. De bedoeling is dat dit een zelfsturend team wordt dat ‘koers kan houden in een steeds dynamischere samenleving’.

‘Het hele traject zijn we zelf aan het vormgeven,’ zegt Ingrid Severens, beleidsadviseur wijkaanpak. ‘Als we zelfsturend willen worden, dan heeft het voor ons geen nut om een cursus te volgen. We gaan zelf aan de slag. Gaandeweg merken we wel waar bij ons bepaalde leer- of ontwikkelbehoeften zitten,’ vertelt Severens. De gemeente heeft een externe coach in de arm genomen om het team te begeleiden. ‘Ze ziet veel van ons team en de pijnpunten die ze signaleert maakt ze bespreekbaar met ons. Ze is onze externe antenne, vreemde ogen dwingen.’ .

‘Wij kijken naar wat de bewoner nodig heeft’

Assessments

Het traject is vormgegeven met assessments en plenaire sessies. ‘Als je zo’n traject met elkaar aangaat, moet je elkaar goed kennen,’ legt Severens uit. Daarom heeft ieder teamlid voorafgaand aan het project een assessment afgelegd met vragen over zijn of haar persoonlijkheid, waar iemand energie van krijgt, wat iemands kwaliteiten en drijfveren zijn. Volgens Severens was het een bruikbare stap, omdat ze veel meer te weten zijn gekomen van elkaar.

Na elke bijeenkomst wordt het onderwerp voor de volgende sessie vastgesteld. ‘In oktober hebben we onze tweede sessie gehad en daarbij zijn we teruggegaan naar de kern van de werkzaamheden die we doen, namelijk het bevorderen van de leefbaarheid in buurten en de bewonersparticipatie. Waar lopen we in de praktijk tegenaan en hoe gaan we er mee om?’

‘De bewoners worden steeds mondiger en willen steeds meer zelf sturen,’ zegt Severens. Dat dwingt de gemeente eigenlijk nu al om anders te gaan werken. ‘Je ziet ons traject daarom al tot uiting komen bij verschillende burgerinitiatieven. Een gemeente is vaak geneigd bij een burgerinitiatief te kijken hoe het past in het format. Dat is wat wij niet meer willen doen. Wij kijken naar wat de bewoner nodig heeft en wat kunnen wij doen. En als een bewoner een heel leuk idee heeft en alleen gefaciliteerd hoeft te worden, dan moet je dat als gemeente niet willen overnemen. Je moet het initiatief bij de bewoner laten. Dat is voor de gemeente wel een uitdaging


Beter presteren

De hele manier van werken, als team en als individu, is precies hoe gemeentesecretaris Harry Coumans het wil. ‘Ik geloof niet in allemaal blauwdrukken en dikke beleidsdocumenten, die alles van a tot en met z dichttimmeren. Je moet zeker over de richting en koers nadenken, maar ik geloof dat je dat op een andere manier moet doen. We moeten flexibel zijn, want de wereld verandert. De vragen die nu gesteld worden, zijn enorm belangrijk: waar ben je goed in, wat motiveert je? Hierdoor gaan we als gemeente, als organisatie en als individu beter presteren. Er worden nu dingen gerealiseerd die anders absoluut niet konden.’ Het doel van de gemeente is ook dat alle teams die anders werken ervaringen met elkaar gaan delen en van elkaar leren. ‘Ieder team mag het uiteindelijk op zijn eigen manier gaan invullen,’ aldus Coumans.

Dat de gemeente subsidie heeft ontvangen voor dit project was wel belangrijk. Severens: ‘Je moet aan de sessies wel tijd kunnen besteden en aan de coach hangt natuurlijk ook een prijskaartje.’

TEAM NEXT033

AMERSFOORT VERFRIST EN VERJONGT

De gemeente Amersfoort wil verfrissen, verjongen en experimenteren met nieuwe manieren van werken. Om dit te realiseren is begin juni het team Next033 gestart. Het is een zelforganiserend team, inmiddels bestaande uit tien mensen die met een tweede of derde loopbaanstap bezig zijn. Dan gaat het veelal om mensen met een leeftijd van om en nabij de dertig. ‘Dat zijn het type mensen waarvan wij denken dat ze echt iets toevoegen aan onze organisatie, doordat ze een andere kijk op dingen hebben, een verfrissende blik,’ zegt Aline Wolswinkel, manager van de afdeling organisatie & talentontwikkeling en medeoprichter van Next033.


Overgang

Het team moet afdelingsoverstijgend werken en de verschillende afdelingen ondersteunen waar nodig. ‘Vroeger kwamen mensen vanuit hun vak, als specialist, bij een organisatie,’ vertelt Wolswinkel. ‘Nu zie ik bij alle gemeenten dat er langzaam een overgang ontstaat naar samengestelde teams. In die teams zitten de vakspecialisten en mensen die over de afdelingsgrenzen kunnen werken. Het team Next is een fantastisch vliegwiel dat die transitie helpt vormgeven.’ Een coördinator zorgt ervoor dat Next blijft werken voor het doel waarvoor het gecreëerd is. ‘De coördinator is er ook om daar waar het team coaching vraagt of iets nodig heeft, dat te bieden, want we willen ze niet laten zwemmen,’ zegt Wolswinkel.


Bredere blik

Anthonie Drenth is zo’n teamlid van Next033. ‘We zijn allemaal maatschappelijk gedreven en we willen wel het verschil zien in de stad. We zijn dus op zoek naar opdrachten waarmee we dat waar kunnen maken.’ De klussen die de teamleden op zich nemen, komen van afdelingsmanagers of vloeien voort uit eerdere opdrachten. ‘Het zijn werkzaamheden die niet altijd goed passen bij de mensen op de afdelingen zelf en die om een bredere blik vragen,’ zegt Wolswinkel. De onderwerpen variëren van asbest tot sport en van bedrijventerreinen tot evenementen. Soms is een teamlid met meerdere projecten tegelijk bezig. ‘Ik werk momenteel onder andere bij een afdeling die gaat over de bedrijventerreinen in Amersfoort,’ vertelt Drenth. ‘Daar willen we graag dat de ondernemers meer gaan samenwerken middels het keurmerk veilig ondernemen. Doel was vooral te kijken of bedrijven daarvoor openstaan, of zij het ook een goed idee vinden. Mijn rol is om de verschillende groepen met elkaar te verbinden. Daarna moet de wethouder goedkeuring geven en komt er een besluit. Als het goed geregeld is, stappen we er tussenuit. Dan is het verder aan de uitvoering.’ In totaal duurt een project maximaal zes maanden, daarna worden er weer een nieuwe projecten opgepakt.


Profileren

Toen wij het concept Next neerzetten, vonden we het heel spannend hoe het zou worden ontvangen door de organisatie,’ zegt Wolswinkel. ‘Ze moesten wel als professionals worden gezien en niet als trainees, maar ook weer niet als een elitegroep. Wat ik echt heel mooi vind, is dat het team zich op een hele positieve en professionele wijze heeft geprofileerd en dat de teamleden graag gezien worden in de organisatie.’

De nexters mogen twee jaar in het team blijven, daarna bepalen ze zelf wat ze willen en stromen er nieuwe teamleden in. ‘Voor mij is het project succesvol als de nexters een plek vinden in de organisatie, gekoppeld aan een afdeling waar hun interesse ligt om daar verder aan hun ervaring te bouwen,’ zegt Wolswinkel die hoopt dat uiteindelijk de gehele organisatie meer leert van hoe er over afdelingsgrenzen gewerkt kan worden.


Generatiepact

Voor het team krijgt de gemeente subsidie. Maar het opzetten ervan was hoe dan ook gebeurd, met of zonder subsidie. Dat komt doordat het project is ontstaan vanuit het generatiepact. ‘In Amersfoort hebben wij, toen wij een generatiepact overeenkwamen met de vakbonden, de afspraak gemaakt dat wij de loonruimte die vrijviel door de regeling met de oudere collega’s, volledig zouden gebruiken voor de inzet van jongere medewerkers,’ zegt Wolswinkel. ‘Next033 is het initiatief dat daaruit wordt gefinancierd.’


‘Een fantastisch vliegwiel dat transitie helpt vormgeven’