‘Ga niet als een kip zonder kop aan de slag’

TIPS VOOR COMMUNICATIE MET BESTUURDERS

Ambtenaren vinden het meeste plezier in hun werk als ze ‘politiek sensitief’ met hun bestuurlijke omgeving omgaan, adviseren Marike Simons en Maud van de Wiel. Daarvoor hebben ze ook praktische tips.


Tekst: Richard Sandee | Cartoons: Dirk van de Wiel

Bestuurders die hun stukken niet lezen. Raadsleden die domme opmerkingen maken tijdens vergaderingen. Gemeenteambtenaren zitten erbij en kijken ernaar. Hoe hiermee om te gaan? Simons en Van de Wiel geven sinds 2007 trainingen politieke sensitiviteit voor ambtenaren en schreven daarover een boek dat eerder dit jaar verscheen.

Een vraag die de auteurs vaak krijgen: zouden wethouders en raadsleden zich juist niet beter moeten verdiepen in wat zij krijgen aangereikt? ‘Ons antwoord daarop,’ zegt Simons, ‘is dat de ambtenaar de professional is in dit spel. Die werkt doorgaans een langere periode bij de gemeente dan politici, en ook nog als inhoudelijk expert.’

Van de Wiel vult aan: ‘Vergelijk het met de arts in het ziekenhuis. De patiënt kan zich hebben ingelezen en alle vragen van de dokter zo goed mogelijk beantwoorden, maar als er een verkeerde diagnose wordt gesteld, dan reken je dat ook niet de patiënt aan. De dokter had beter onderzoek moeten doen of moeten doorvragen.’

Dat doorvragen is iets wat veel ambtenaren in de ogen van Simons en Van de Wiel te weinig doen, waardoor eindeloos energie verloren kan gaan. ‘Er valt echt heel veel tijd te winnen door niet als een kip zonder kop aan de slag te gaan,’ vat Simons het samen. Voorbeeld: een wethouder kreeg de vraag van bewoners of zij zelf een bruggetje over een sloot mochten bouwen. Dus de wethouder vraagt aan zijn ambtenaren: is dat mogelijk?

Van de Wiel: ‘Die ambtenaren interpreteerden dat, zonder door te vragen, als een directe opdracht. Maandenlang is daar energie in gestoken en heel veel over gemopperd bij de koffieautomaat. Zoiets kan namelijk helemaal niet in verband met de aansprakelijkheid: als iemand door het zelfgebouwde bruggetje zakt, is de gemeente alsnog verantwoordelijk en zijn de rapen gaar.’


Overbodig

Al het gemopper en gedoe bleek achteraf volkomen overbodig: de wethouder had de vraag namelijk echt als vráág bedoeld. Hij wilde simpelweg weten of het kon. Simons: ‘Dat patroon komen we in de praktijk vaak tegen, dat ambtenaren te snel ja en amen zeggen. Ze hadden moeten doorvragen: Wat als dit niet kan? Zijn er al toezeggingen gedaan aan de bewoners? Ander voorbeeld: een wethouder die om praktische informatie vroeg over cameratoezicht, werd geconfronteerd met zo’n negentig slides in PowerPoint, vol technische informatie. Daar kan zo iemand dus niets mee.’

Vanwaar deze miscommunicatie? ‘We zien bijvoorbeeld het sinterklaaseffect: vooral geen vragen stellen, want oh, oh, het is wél de wethouder. Er is ook een ander soort angst. Sommige ambtenaren denken: ik ben de expert die alles hoort te weten. Weer anderen hebben vanuit die houding juist een soort dedain ontwikkeld voor de bestuurders.’ Simons en Van de Wiel kennen intussen ‘alle smoesjes’, zeggen ze. ‘Maar ambtenaren moeten zich verpláátsen in hun politieke opdrachtgever, en rekening houden met hun wensen en doelen, hoe moeilijk dat soms ook is.’

‘Ambtenaren zeggen te snel ja en amen’

Politieke agenda

En nee, dat komt niet altijd overeen met hoe de ambtenaar het ziet. Simpel gesteld: ambtenaren analyseren en onderzoeken, gericht op de beste keuze in het algemeen belang. Politici daarentegen hebben hun eigen agenda: het dienen van de achterban, zichtbaar zijn, scoren in de media. Dat die twee werelden weleens botsen, is niet gek. ‘Zo werkt het in een democratie. Maar onze stelling is dat als iedereen zijn eigen rol goed vervult, je het best mogelijke bestuur krijgt. Ambtenaren bereiken meer en krijgen daardoor ook meer plezier in hun werk als ze politiek sensitief zijn,’ zegt Simons.

Goed, wat moet een ambtenaar zoal doen om politiek sensitief te worden, als hij dat al niet is? Simons en Van de Wiel geven in hun boek geen ‘checklist’ – daar geloven ze niet in – maar wel veel praktische tips en een waslijst aan zaken om rekening mee te houden. Een belangrijke daarvan: de politieke kaders zoals die zijn vastgelegd in het coalitieakkoord. ‘Het is verbazingwekkend hoe weinig ambtenaren dat écht goed lezen om hun oplossingen zo goed mogelijk te presenteren. Zo vond een ambtenaar niets terug over sportbeleid, maar bij nadere lezing wél over het tegengaan van overgewicht,’ zegt Simons. ‘Dan heb je dus een aanknopingspunt.’

Een ander punt: stokpaardjes. ‘Bijna elke politicus,’ zegt Van de Wiel, ‘heeft drie kernthema’s waarop hij of zij voortdurend hamert. Ze moeten ook wel, willen ze een duidelijk profiel opbouwen voor de kiezer. Zorg dat je daarmee rekening houdt als de wethouder bijvoorbeeld een raadslid moet overtuigen.’


Opdrachtnemers

Simons en Van de Wiel zien ambtenaren in eerste instantie als opdrachtnemers van het college. Die visie lijkt op gespannen voet te staan met de kritiek van de wetenschappers Wim Voermans en Geerten Waling, die ervoor pleiten de raad meer centraal te stellen. Waling zei eerder onder meer dat raadsleden meer ambtelijke ondersteuning zouden moeten krijgen.

Maar de auteurs zijn niet tegen dat idee en herkennen het beeld van een ‘bestuurlijke elite’ in gemeenteland die steeds meer zijn zin doordrijft, zoals bij herindelingen. Bij die elite horen óók de ambtenaren, zeggen ze. ‘Maar zoals wij duidelijk zeggen: de politieke kaders moeten door de raad worden bepaald. Dat is het belangrijkste en hoogste orgaan. Laten we het democratisch systeem zoals het nu is, eerst eens goed laten werken, misschien heb je dan helemaal geen referenda of andere bestuurlijke vernieuwing nodig. Ons democratisch systeem is goed, alleen de uitvoering niet altijd.’

‘Verplaatsen in politieke opdrachtgever is belangrijk’